Правила успішного впровадження ERP

Мільйони компаній пройшли цей шлях. Використовуйте їх досвід та поради фахівців і ваш перехід на нове програмне забезпечення буде успішним.

Ви прийняли рішення впровадити або змінити ERP-систему. Перше, що потрібно зрозуміти, що зміни - це не завжди легко, тому ваша особиста зацікавленість та залученість до проєкту обов’язкова для безболісного і гладкого переходу на новий софт. Не намагайтесь максимально адаптувати новий програмний продукт під себе, - використовуйте досвід тих, кому ви довіряєте; будьте гнучкими. Це полегшить інтеграцію й заощадить вам купу грошей. Впроваджуйте поетапно - це візьме трохи більше часу, проте допоможе запобігти багатьом помилкам; знизить рівень стресу вашого персоналу.

В цій статті ми зібрали обов’язкові покрокові дії для успішного впровадження ERP. Сподіваємось, що цей перелік правил буде дійсно корисним і практичним для вас.

  1. Стратегічне планування:

    • Бізнес-аналіз: Ретельно проаналізуйте потреби вашого бізнесу. Цю роботу можна провести самостійно, або передати стороннім спеціалістам. Розібравшись у ваших процесах та вимогах, ви можете визначити, які саме функції ERP-системи вам потрібні.
    • Цілі й очікування: Визначте чіткі цілі та очікування від впровадження ERP-системи. Це допоможе вам спрямувати процес і визначити успішність автоматизації.
  2. Вибір правильного ERP рішення:

    • Підбір постачальника: Оберіть програмний продукт та його постачальника, який відповідає потребам вашого бізнесу. При виборі враховуйте функціональні можливості, масштабованість, можливості інтеграції з іншими сервісам, що для вас важливі; можливу кількість користувачів; вартість, підтримку, навчання персоналу, варіанти розгортання бази і складність кастомізації.
    • Демонстрація та Тестування: Запитайте детальну демонстрацію ERP-системи, обов’язково протестуйте перед прийняттям рішення.
  3. Внутрішні ресурси і команда:

    • Залучення команди: Створіть внутрішню команду для впровадження, яка буде відповідальна за різні етапи проєкту. До складу команди залучіть компетентних спеціалістів, ключових користувачів з кожного відділу, який плануєте автоматизувати. Визначте, зафіксуйте їх ролі та обов’язки, а також керівника, який буде уповноважений приймати важливі рішення. Це один з найважливіших етапів, який безпосередньо впливає на якість впровадження.
    • Навчання персоналу: Забезпечте достатніми навчальними матерілами персонал, який буде взаємодіяти з ERP-системою, навіть якщо цю функцію бере на себе компанія-інтегратор. Це допоможе уникнути опору від працівників та підвищить швидкість адаптації.
  4. Контроль та оцінка проєкту:

    • Етапні контрольні точки: Підготуйте план впровадження. Встановіть контрольні точки для оцінки прогресу та розв'язання можливих проблем на їх початку.
    • Оцінка та підтримка: Створіть систему оцінки для визначення того, наскільки успішно впровадження впливає на бізнес. Забезпечте механізми підтримки та постійного вдосконалення.
  5. Доступ до даних:

    • Очищення та міграція даних: Підготуйте ваші дані для міграції в ERP-систему. Очистіть, структуруйте та перевірте дані перед перенесенням їх у нову програму.
    • Інтеграція: Переконайтеся, що ERP-система інтегрується з іншими важливими системами в вашому бізнесі. Активно тестуйте всі додатки.
  6. Залучення головного керівництва:

    • Підтримка топменеджменту: Залучіть верхнє керівництво бізнесу до процесу впровадження. Їхній вплив і підтримка є важливими для успіху проєкту.
    • Розуміння важливості: Переконайтеся, що керівництво розуміє важливість ініціативи й готове активно брати участь у впровадженні.
  7. Постійна оптимізація:

    • Моніторинг та оптимізація: Після реалізації проєкту постійно перевіряйте роботу системи і взаємодію з нею. Вносьте зміни, оптимізуйте процеси для максимізації користі.
    • Постійне навчання: Забезпечте можливості для постійного навчання персоналу щодо нових функцій та оптимального використання ERP-системи.

Ще декілька важливих порад від досвідчених спеціалістів у сфері автоматизації:

  • не затягуйте процес впровадження. Чим динамічніше буде процес, тим менше ризиків і вище ймовірність вдалої автоматизації.
  • намагайтесь уникнути різномаїття програмних продуктів. Набагато простіше й дешевше у майбутньому керувати, поновлювати, кастомізувати єдину систему, ніж десяток різних ПЗ.
  • будьте завжди на зв’язку впродовж процесу інтеграції з усіма учасниками процесу впровадження. Як позитивне, так і негативне просування проєкту має бути загальновідомим, доступним для всіх зацікавлених сторін.

Головна запорука успішного реалізованого проєкту автоматизації: ваша залученість, команда й навчання. Використовуйте поради спеціалістів, залучайте досвідчених партнерів, втілюйте у життя свої плани сьогодні - завтра ви побачите зростання свого бізнесу.