Excel — это гениальный инструмент. Он бесплатный, гибкий и знаком всем. Именно поэтому так много компаний ведут складской учет в таблицах даже тогда, когда это уже наносит реальный вред бизнесу. В этой статье разберем, когда Excel становится проблемой и что с этим делать.
10 признаков того, что склад в Excel вас уже тормозит
- Менеджер не может подтвердить заказ без звонка на склад — остатки неизвестны в реальном времени.
- Инвентаризация занимает два или более дней и полностью останавливает работу.
- Регулярно возникают ситуации: продали то, чего нет, или на складе больше, чем учтено.
- Несколько человек редактируют одну таблицу, и постоянно возникают конфликты версий.
- Данные об остатках и данные в бухгалтерии расходятся — и никто не знает, где правда.
- Невозможно быстро найти, где находится конкретный товар, если складов или зон несколько.
- Учет ведеться в штуках, но не по серийным номерам или партиям.
- Отчет о движении товаров за месяц готовится вручную несколько часов.
- При увольнении кладовщика теряется понимание, где что лежит и как ведется учет.
- Невозможно дать ответ: сколько раз в месяц оборачивается каждая позиция.
Почему Excel для склада дорого обходится бизнесу
Кажется, что Excel бесплатный. На самом деле он очень дорогой — просто эти расходы скрыты.
- Стоимость ошибок: одна ошибка в таблице может привести к отгрузке товара, который уже продали, или к заказу того, чего и так много. По нашим наблюдениям, компании с Excel-складом имеют от 3 до 8 процентов ошибочных отгрузок от общего количества.
- Стоимость ручного труда: если кладовщик или менеджер тратит 2 часа в день на ведение таблиц и сведение данных — это 40 часов в месяц. Умножьте на количество таких сотрудников и на стоимость их времени.
- Стоимость неправильных решений: когда вы не знаете точных остатков — вы либо держите слишком много на складе, замораживая капитал, либо регулярно сталкиваетесь с дефицитом и срывом заказов.
Что приходит на смену Excel для склада
WMS — система управления складом
Узкоспециализированные решения для склада: адресное хранение, управление зонами, оптимизация маршрутов сборки заказов. Подходит для крупных логистических комплексов.
ERP с модулем склада
Для большинства производственных и торговых компаний оптимальный выбор — ERP-система с полноценным складским модулем. Преимущество: склад интегрирован с продажами, закупками и бухгалтерией в единой системе.
В Odoo складской модуль позволяет: вести мультискладской учет, организовать адресное хранение, отслеживать партии и серийные номера, автоматически списывать товар при продаже и приходовать при закупке, проводить инвентаризацию без остановки работы.
Как перейти со склада в Excel на систему без хаоса
1.Зафиксируйте текущие остатки:
Сделайте физическую инвентаризацию и сведите данные в один файл — это будет входной остаток для новой системы.
2.Опишите процессы:
Как происходит приемка, отгрузка, перемещение между складами — это станет основой для настройки системы.
3.Внедрите параллельно:
Первые один-два месяца ведите учет и в старой системе, и в новой — чтобы сверить и убедиться в точности.
4.Обучите людей:
Система, которую не понимает персонал, не работает. Обучение — это не опция, это обязательный этап.
Хотите так же? Plugit внедряет Odoo ERP в Украине: от анализа бизнес-процессов до запуска и поддержки. Первый шаг — бесплатное демо.
