Excel — це геніальний інструмент. Він безкоштовний, гнучкий і знайомий всім. Саме тому так багато компаній ведуть складський облік в таблицях навіть тоді, коли це вже завдає реальної шкоди бізнесу. У цій статті розберемо коли Excel стає проблемою і що з цим робити.
10 ознак що склад в Excel вас вже гальмує
- Менеджер не може підтвердити замовлення без дзвінка на склад — залишки невідомі в реальному часі
- Інвентаризація займає два або більше днів і повністю зупиняє роботу
- Регулярно виникають ситуації: продали те чого немає або є більше ніж обліковано
- Кілька людей редагують одну таблицю і постійно виникають конфлікти версій
- Дані про залишки і дані в бухгалтерії розходяться — і ніхто не знає що правда
- Неможливо швидко знайти де знаходиться конкретний товар якщо складів або зон кілька
- Облік ведеться у штуках але не за серійними номерами або партіями
- Звіт про рух товарів за місяць готується вручну кілька годин
- При звільненні комірника губиться розуміння де що лежить і як ведеться облік
- Неможливо дати відповідь: скільки разів на місяць обертається кожна позиція
Чому Excel для складу дорого обходиться бізнесу
Здається що Excel безкоштовний. Насправді він дуже дорогий — просто ці витрати приховані.
Вартість помилок: одна помилка в таблиці може призвести до відвантаження товару який вже продали або до замовлення того чого вже багато. За нашими спостереженнями компанії з Excel-складом мають від 3 до 8 відсотків помилкових відвантажень від загальної кількості.
Вартість ручної праці: якщо комірник або менеджер витрачає 2 години на день на ведення таблиць і зведення даних — це 40 годин на місяць. Помножте на кількість таких людей і на вартість їх часу.
Вартість неправильних рішень: коли ви не знаєте точних залишків — ви або тримаєте занадто багато на складі заморожуючи капітал, або регулярно стикаєтесь з дефіцитом і зривом замовлень.
Що приходить на зміну Excel для складу
WMS — система управління складом
Вузькоспеціалізовані рішення для складу: адресне зберігання, управління зонами, оптимізація маршрутів збирання замовлень. Підходить для великих логістичних комплексів.
ERP з модулем складу
Для більшості виробничих і торгових компаній оптимальний вибір — ERP-система з повноцінним складським модулем. Перевага: склад інтегровано з продажами, закупівлями і бухгалтерією в єдиній системі.
В Odoo складський модуль дозволяє: вести мультискладовий облік, організувати адресне зберігання, відстежувати партії та серійні номери, автоматично списувати товар при продажу і оприбутковувати при закупівлі, проводити інвентаризацію без зупинки роботи.
Як перейти зі складу в Excel на систему без хаосу
- Крок 1: зафіксуйте поточні залишки. Зробіть фізичну інвентаризацію і зведіть дані в один файл — це буде вхідний залишок для нової системи
- Крок 2: опишіть процеси. Як відбувається прийом, відвантаження, переміщення між складами — це стане основою для налаштування системи
- Крок 3: впровадьте паралельно. Перші один-два місяці ведіть облік і в старій системі і в новій — щоб звірити і переконатись у точності
- Крок 4: навчіть людей. Система яку не розуміє персонал — не працює. Навчання це не опція, це обовязковий етап
| Хочете так само?Plugit впроваджує Odoo ERP в Україні. Від аналізу бізнес-процесів до запуску і підтримки. Перший крок — безкоштовне демо.Записатись на демо |
