ФОП на єдиному податку повноцінна заміна 1С здебільшого не потрібна: достатньо хмарного сервісу, який рахує доходи, подає звітність і працює з ПРРО та банком. Малому ТОВ потрібна вже бухгалтерська програма або ERP з подвійним записом, ПДВ і зарплатою. Тож вибір залежить не від назви старої програми, а від того, чи ведете ви бухгалтерський облік і скільки процесів хочете тримати в одній системі.
Що насправді потрібно ФОП
ФОП на спрощеній системі не веде бухгалтерський облік із подвійним записом. Його обов’язки простіші, і саме від них варто відштовхуватися:
- облік доходу та контроль річного ліміту своєї групи;
- сплата єдиного податку, ЄСВ і військового збору та подання декларації;
- фіскальні чеки через РРО або ПРРО, якщо є розрахунки готівкою чи карткою;
- облік товарних запасів для тих, хто торгує товарами, щодо яких це вимагається;
- рахунки, акти й накладні для клієнтів.
Параметри 2026 року, за роз’ясненням податкової служби (мінімальна зарплата — 8 647 грн):
| Група | Річний ліміт доходу | Єдиний податок | Військовий збір | ЄСВ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 444 049 грн | до 332,80 грн на місяць | 864,70 грн на місяць | 1 902,34 грн на місяць |
| 2 | 7 211 598 грн | до 1 729,40 грн на місяць | 864,70 грн на місяць | 1 902,34 грн на місяць |
| 3 | 10 091 049 грн | 5 % доходу або 3 % для платників ПДВ | 1 % доходу | 1 902,34 грн на місяць |
Ставки й ліміти прив’язані до мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму й змінюються щороку. Тому програма має оновлюватися без вашої участі — це одна з причин, чому для ФОП зручніший хмарний сервіс, а не встановлена на комп’ютері конфігурація.
ПРРО: кому потрібен і що з цього випливає
За нагадуванням податкової, РРО або ПРРО мають застосовувати всі, хто приймає оплату готівкою або карткою у торгівлі, громадському харчуванні та послугах. Виняток — ФОП першої групи, а також ті, хто отримує оплату лише переказом на рахунок IBAN.
Для вибору системи це означає таке: якщо у вас магазин, кав’ярня чи доставка з оплатою при отриманні, ПРРО має бути вбудований в облік або інтегрований з ним. Інакше продаж доведеться вводити двічі — в касу і в облікову програму. Як це виглядає на практиці, показано в інструкції ПРРО в Odoo: налаштування Checkbox і Вчасно.Каса.
Що потрібно малому ТОВ
У товариства перелік обов’язків довший, навіть якщо в ньому п’ятеро людей:
- бухгалтерський облік із подвійним записом і фінансова звітність;
- ПДВ, податкові накладні та їх реєстрація, якщо компанія є платником;
- зарплата, кадровий облік і звітність за працівників;
- облік основних засобів, запасів, собівартості;
- електронний документообіг з контрагентами.
До цього додається управлінська частина: продажі, борги клієнтів, закупівлі, залишки на складі. У 1С усе це зазвичай жило в одній-двох конфігураціях з доробками, тож і заміна має закривати обидві частини.
Три типи заміни
| Тип | Кому підходить | Що закриває | Чого не закриває |
|---|---|---|---|
| Хмарний сервіс для ФОП (Taxer і подібні) | ФОП 1–3 груп без складного складу | Доходи, податки, звітність, документи | Склад, CRM, бухгалтерія ТОВ |
| Хмарна бухгалтерія і торговий облік (Dilovod, MASTER:Бухгалтерія онлайн) | ФОП з торгівлею, мале ТОВ | Бухоблік, ПДВ, зарплата, склад, ПРРО | Глибока CRM, виробництво, нестандартні процеси |
| Модульна ERP (Odoo) | Мале ТОВ, що росте, і ФОП з кількома каналами продажів | Продажі, склад, закупівлі, POS, CRM, бухгалтерія в одній базі | Потребує впровадження і локалізації; дорожче на старті |
Щодо цін для орієнтира. У Dilovod тариф для одного ФОП без працівників коштує 15 євро на місяць і містить один ПРРО, а тарифи з ПДВ, зарплатою та звітністю юридичних осіб починаються від 20 євро. Це ціни станом на жовтень 2026 року; вони змінюються й залежать від періоду оплати. Якщо бюджет нульовий, подивіться розбір, чи є безкоштовний аналог 1С і які в нього приховані витрати.
Банки, маркетплейси, служби доставки
Для малого бізнесу інтеграції важать більше за довжину списку функцій. Перевірте чотири речі:
- Банк. Чи завантажуються виписки автоматично і чи розносяться оплати за рахунками. Уточніть це саме для вашого банку.
- ПРРО. Чи формується фіскальний чек з того самого документа продажу.
- Канали продажів. Якщо ви продаєте через Prom.ua, Rozetka чи власний сайт, замовлення мають потрапляти в облік без ручного введення.
- Доставка. Створення накладної перевізника із замовлення та відстеження статусу.
Якщо хоча б два пункти у вас критичні, сервісу лише для звітності буде замало.
Окремо подумайте про бухгалтера. Якщо облік веде зовнішній фахівець чи аутсорсингова компанія, запитайте, з якими програмами вони працюють і чи зможуть отримати віддалений доступ до вашої бази. Система, зручна власникові, але незнайома бухгалтеру, зазвичай закінчується подвійним обліком: один у програмі, другий — у таблицях.
Коли ФОП і малому бізнесу варто дивитися на Odoo
Odoo має сенс, коли облік — лише частина задачі, а болить операційна робота: замовлення губляться, залишки не сходяться, менеджери ведуть клієнтів у месенджерах. Тоді логічно почати з продажів, складу і каси, а облік підключити другим етапом.
Типовий набір для невеликої торгової компанії — модуль бухгалтерського обліку Odoo для рахунків, оплат і взаєморозрахунків та POS-модуль для магазину, який працює разом зі складом і ПРРО. Plugit має готові інтеграції з Checkbox, Вчасно.Каса, ПриватБанком, monobank, Новою Поштою, Prom.ua та Rozetka.
Чесно про обмеження:
- Для ФОП без працівників і складу, Odoo надлишковий. В цьому разі сервіс для звітності дешевший і простіший.
- Українська регламентована звітність, податкові накладні й зарплата потребують партнерських модулів локалізації. Це окремі витрати.
- Система вимагає налаштування. «Встановив і працюю за вечір» — це не про ERP.
Якщо маєте сумніви чи потрібна вам система для роботи з клієнтами вже зараз, прочитайте, чи потрібна CRM малому бізнесу на 5–15 людей.
Як перейти без зупинки роботи
- Оберіть дату старту — найзручніше початок кварталу або року.
- Вивантажте зі старої бази довідники: товари, контрагентів, ціни.
- Зафіксуйте залишки на дату старту: гроші, товари, борги клієнтів і постачальникам.
- Перенесіть відкриті замовлення та неоплачені рахунки.
- Тиждень-два звіряйте ключові цифри в новій системі зі старою, а стару базу залиште в архіві лише для перегляду.
Історію проведень за минулі роки переносити зазвичай не потрібно. Порівняти всі категорії рішень, зокрема для більших компаній, можна в огляді альтернатив 1С в Україні.
Часті питання
Чи потрібна ФОП бухгалтерська програма взагалі? ФОП на єдиному податку без працівників може обійтися сервісом для обліку доходів і подання звітності. Програма з товарним обліком стає потрібною, коли з’являються склад, кілька каналів продажів або наймані працівники.
Чи може ФОП третьої групи з ПДВ працювати в хмарному сервісі? Так, якщо сервіс підтримує облік ПДВ і податкові накладні. Перевірте це в описі тарифу: у багатьох сервісах ПДВ доступний лише у старших пакетах.
Що робити, якщо у власника і ФОП, і ТОВ? Шукайте систему, яка веде кілька суб’єктів в одній базі зі спільними довідниками товарів і контрагентів. Така можливість є і в старших тарифах хмарних сервісів, і в ERP.
Чи зміняться правила для ФОП найближчим часом? Мінфін у 2026 році оприлюднив проєкт закону про обов’язкову реєстрацію платниками ПДВ для частини ФОП на єдиному податку з 2027 року. Станом на час підготовки статті це законопроєкт, а не чинна норма, тож стежте за його статусом, обираючи систему.
Якщо хочете обговорити, яка конфігурація підійде вашому бізнесу, запишіться на безкоштовну 30-хвилинну демонстрацію: покажемо продаж, касу і склад в Odoo на вашому прикладі.
Читайте також: – Альтернативи 1С в Україні: огляд аналогів – Чи є безкоштовний аналог 1С – ПРРО в Odoo: налаштування Checkbox і Вчасно.Каса покроково
